7 tips to help your team work effectively from home

À partir du 16 mars 2020 de très nombreuses personnes ont été forcées de se mettre à faire du télétravail, pour leur santé et leur sécurité dans le contexte de l'épidémie de Coronavirus Covid-19.

Bien que nous privilégions les interactions en face à face, qui restent plus riches et plus efficaces, nous avons l'expérience depuis plusieurs années de travailler avec des équipes distribuées (ou "en remote").

Cette expérience nous a prouvé que les grands principes de l'agilité restent non seulement vrais dans un contexte de travail d'équipe en remote mais leur importance en est même renforcée ! Et si de façon générale, l'agilité demande une grande rigueur, travailler en remote demande encore plus de rigueur.

Les 7 conseils suivants sont issus de l'expérience de nos coaches agiles au travers de multiples missions avec des équipes dont une partie ou tous les membres sont localisés, temporairement ou continuellement, sur plusieurs sites distants de quelques kilomètres ou sur un autre continent.

Pour commencer on peut distinguer deux contextes différents :

1. Tous les membres de l'équipe sont en remote : dans ce 1er cas, l'enjeu principal est de maintenir l'équipe concentrée en permanence sur un objectif commun.
2. La majorité de l'équipe est encore colocalisée, seules 1 ou 2 personnes sont en remote : dans ce 2ème cas, l'enjeu principal est de maintenir la cohésion de l'équipe.

1/ Mettez en place l'infrastructure de base et apprenez à maîtriser vos outils

Il existe au moins trois conditions préalables pour permettre aux équipes en remote d'être efficaces :

1. Vous devez disposer d'une webcam, d'un équipement audio de haute qualité dans chaque salle de réunion et tout le monde doit disposer d'une webcam et d'un casque avec micro.
2. Tout le monde doit avoir accès de n'importe où à tous les outils et données partagés par l'équipe (code, document, serveurs...). Cela peut nécessiter l'utilisation d'un VPN pour sécuriser la connexion. [Lire notre article sur le remote pairing]
3. Tout le monde a besoin d'un accès Internet de haute qualité, malgré le nombre de connexions simultanées.

Les échanges au sein d'une équipe lorsque ses membres sont délocalisés et travaillent en remote s'appuient obligatoirement sur l'utilisation d'outils électroniques tels que par exemple : Microsoft Teams, Skype, Slack. Afin que ces moments de partage soient le plus efficace possible, il est impératif de conserver chacun des membres focalisés sur ce qui se dit. La maîtrise des outils utilisés est dès lors un prérequis capital afin d'arriver à cet objectif.
Prenez le temps de consulter les tutoriels des vos principaux outils et de partager vos meilleures pratiques entre collègues.
D'autres points d'attention :

Identifier un outil unique pour chaque pratique ou usage
Choisir des outils confortables pour appeler et partager son écran
"push to talk" pour éviter la perturbation par les bruits ambiants lors d'une communication à plusieurs (fonction disponible notamment sur Discord)
Utiliser les solutions de voix sur IP

2/ Soignez la cohésion de l'équipe

Les premiers jours où une équipe commence à avoir recours au télétravail, chaque équipier peut prendre un créneau pour présenter son nouvel environnement de travail : où il a installé son poste de travail, ses nouvelles sources d'interruption (ex: animal de compagnie…).

Il est important d'avoir des sessions de discussion régulières pour aborder des sujets variés et pas forcément liés au travail. Par exemple : un e-lean coffee.

Notre retour d'expérience : le e-Lean coffee

Il faut aussi compenser les discussions informelles qui ont lieu à la machine à café par exemple pour une équipe colocalisée. Pour cela :

Instituez la routine du morning "bonjour" sur le canal de conversation de l'équipe.
Prévoyez d'avantage d'appels formels pour compenser les conversations fortuites.
Créez et partagez chacun votre personal map afin d'humaniser les équipiers qui sont à distance.

Pour créer la confiance, chacun.e doit s'obliger à dire ce qu'elle/il fait et faire ce qu'elle/il dit.

En permanence il faut rappeler que, quel que soit l'avancement du projet, tous les membres de l'équipe ont fait de leur mieux avec les ressources disponibles.

Utilisez un indicateur de moral de l'équipe (ou Niko-Niko) pour réagir rapidement aux dégradations et minimiser les impacts sur la performance de l'équipe.

3/ Explicitez ce qui a de la valeur

Une équipe distribuée a encore plus besoin de clarté sur ses priorités et ce qui doit être fait. En effet les risques sont plus élevés qu'un membre s'isole et passe trop de temps sur un travail secondaire. Il est donc nécessaire de disposer d'un backlog "actionnable" c'est-à-dire avec :

du travail "prêt" à être commencé ("ready")
et priorisé.

Tous les membres de l'équipe doivent pouvoir y apporter des mises à jour à tout instant, par exemple qui travaille sur quoi, quel est le statut d'avancement, quelles sont les questions à traiter.

4/ Adaptez vos pratiques de collaboration

Les ateliers de travail en mode distribué vont immanquablement demander d'avantage d'effort. En effet pour une téléréunion efficace il faut porter encore plus d'attention à :

Poser le cadre,
Faciliter la réunion (même en remote),
Clarifier l'objectif,
Préparer la réunion.

Retrouvez nos 5 astuces pour améliorer vos téléréunions

Autre point clé dans le fonctionnement collaboratif d'une équipe : les prises de décision. Le processus de prise de décision doit être très clair. Qui décide de quoi ? Suivant quelles modalités ? Il est bon d'inclure des suppléants en cas d'absence du décideur.

Nous vous recommandons également de documenter toutes les décisions. Cet historique peut s'avérer fort utile si vous êtes amenés à réévaluer des décisions antérieures.

5/ Equipes de développement logiciels : révisez vos basiques

Toutes les bonnes pratiques d'ingénierie logiciel et de qualité ("Software Craftsmanship") doivent être parfaitement maîtrisées, notamment :

Distributed version control,
Pull requests,
Feedback rapide de la plateforme d'Intégration / Déploiement Continu, CI/CD,
Analyse statique de code,
Pair et mob progamming,
Architecture decision record.

Inspirez-vous des pratiques des projets Open Source qui fonctionnent nativement en mode distribué.

Profitez-en pour lire notre article sur l'Architecture Decision Records : la mémoire de votre équipe de développement distribuée.

Améliorez la qualité de vos développements logiciels grâce au Software Craftsmanship

6/ Communiquez plus et mieux

Votre équipe a besoin de communiquer d'avantage pour compenser la moindre efficacité de ses échanges en mode distribué.
Voici 3 bonnes idées pour une communication efficace en remote :

1. Un facilitateur au service de l'équipe à 100% dédié afin d'amener l'équipe à un haut niveau de performance. C'est encore plus nécessaire que pour une équipe colocalisée ! Un facilitateur fait beaucoup plus que s'occuper des réunions de l'équipe!
Dans le cas d'une équipe répartie sur 2 sites, avec un facilitateur sur un site, il faut une personne relai sur l'autre site.
2. Un espace en ligne unique facilement accessible par tous, rendant transparent : la Vision, les règles d'équipe, le focus (les priorités)
3. Toute l'équipe adopte le même niveau de communication que son membre le plus contraint afin de :
1. Permettre à tout le monde de s'exprimer
2. Cohésion de l'équipe (pas d'équipier de seconde zone)
3. Une amélioration globale

D'autres points d'attention :

Documenter d'avantage pour aligner et échanger
Savoir identifier et partager ses besoins grâce à la CNV (Communication Non Violente)
Développer un langage commun ("Ubiquitous language")

7/ Concentrez-vous pour être efficace individuellement

Il est nécessaire de se ménager des moments de travail pendant lesquels on peut se concentrer sans être interrompu. Pour cela il est utile d'avoir un indicateur en temps réel de sa disponibilité pour que les autres membres de l'équipe connaissent le statut de quelqu'un avant de le déranger.

Dans un environnement ultra connecté, il est essentiel d'apprendre à maîtriser ses notifications. N'hésitez pas à couper les notifications de vos différents outils pour éviter les interruptions.

Il faut aussi apprendre à maîtriser ses emails (rythme de synchronisation, règles de tri automatique…).

Attention toutefois : très souvent on s'interrompt soi-même sans être sollicité par l'extérieur. Il est parfois dur de résister à la tentation de faire du multitâches.

Quelques minutes de méditation par jour ont un effet bénéfique sur la capacité de concentration. Entraînez-vous régulièrement.

Organisez votre temps de travail en vous ménageant des pauses. La technique Pomodoro est une méthode très simple pour structurer son travail en itérations courtes avec des pauses régulières.

Conclusion : l'amélioration continue est la clé de voute

Comme tout changement, le passage à un mode de travail distribué (en télétravail par exemple) demande un peu de temps pour s'y adapter et devenir performant. Être agile c'est aussi reconnaître la nécessité d'expérimenter pour s'améliorer progressivement. Mais là encore votre équipe distribuée aura besoin de s'adapter. Nous vous recommandons de :

Expérimenter et s'adapter sur des cycles encore plus courts.
Augmenter le nombre de rétrospectives et réduire leur durée.
Mettre en place une "Retro box" virtuelle pour collecter les douleurs de manière anonyme afin de la traiter en rétrospective.

Profitez-en également pour tester la téléformation. En effet le télétravail permet davantage de liberté dans les horaires de travail, donc c'est une bonne occasion pour se remette à niveau. L'offre de formation à distance est de plus en plus riche, qu'il s'agisse de formations individuelles ou en petit groupe.

Grâce à ces quelques conseils, vous avez les clés essentielles pour guider votre équipe distribuée vers un haut niveau de performance.